FAQ spéciale – Ma facture Gudule

Ton abonnement commence le jour où ton premier patient est programmé. Ta période de facturation s’étend donc de cette date, à la même date 1 mois après.

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Exemple : si ton premier patient est le 09.02. Alors ta période de facturation est du 09 au 09 de chaque mois.

Ton abonnement est prélevé chaque mois, à la date d’anniversaire de ta période de facturation. Ce prélèvement correspond à ton abonnement pour le mois à venir.

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Exemple : si ta période de facturation va du 09 au 09 de chaque mois. Tu sera prélevé le 09 de chaque mois du montant de ton abonnement.

Pour ta première facture Gudule, tu es facturé pour les 2 premiers mois d’abonnement.

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Exemple : si ton premier patient est le 09.02 alors le 09.03 tu seras facturé pour :

• le premier mois d’abonnement allant du 09.02 au 09.03
• le deuxième mois d’abonnement allant du 09.03 au 09.04

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🤷‍♀️ Mais pourquoi ? Pour te laisser le temps de recevoir ta carte CPS et de facturer tes premiers patients, la Gud’team a décidé de te faire un cadeau en décalant exceptionnellement la date du paiement de ton 1er mois d’abonnement. Autrement dit, tu seras prélevé au même moment pour ton 1er et 2eme mois d’abonnement, sous la forme d’un prélèvement unique.

La facturation chez Gudule est entièrement automatique. Le montant de ta facture mensuelle est basé sur le nombre d’heures ouvertes que tu as paramétré dans la section “Mes Horaires”. 

Le montant de ta facture mensuelle ne dépend pas de ton taux de remplissage d’agenda. Il dépend uniquement du nombre d’heures que tu as paramétré dans la section “Mes Horaires”. 

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🤷‍♀️ Mais pourquoi ?

• La raison légale est qu’il nous ait interdit en temps que SERVICE de baser notre facturation sur ton activité réelle (cela s’apparenterait à de la rétrocession).
• La raison financière est qu’un agenda non-rempli entraîne une augmentation significative des moyens (et donc des coûts) mis en place pour résoudre ton problème de remplissage d’agenda.
• La raison technique est que tu conserves un accès à l’ensemble des services proposés par Gudule (application, protection des données santé, prise de rendez-vous en ligne et par téléphone active, support chat, etc…).

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Conclusion : dans le cas où tes heures ouvertes ne seraient pas complètement remplies, tu conserve donc un accès au service dans son ensemble et l’équipe Gudule met tout en œuvre pour améliorer cette situation. Le tout pour un abonnement dont le coup reste très inférieur au coût d’une rétrocession, il ne faut pas l’oublier 😉

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📢⚡ ATTENTION ⚡📢

Paramétrer son agenda avec un nombre d’heures ouvertes par semaine inférieur à ce que l’on souhaite réaliser à l’avenir, une fausse bonne idée 🤯

Le système de facturation Gudule a été initialement créé pour être juste et correspondre à chaque profil d’activité (plein temps, mi-temps, complément d’activité, etc…). Mais son fonctionnement donne envie de minorer initialement son nombre d’heures ouvertes, et d’augmenter ensuite progressivement ce dernier en fonction du remplissage de son agenda. C’est une mauvaise idée, et on t’explique pourquoi 👇

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• Première raison : l’algorithme Gudule aime qu’il y ait de “l’espace” dans ton EDT pour placer plus facilement des patients. Plus tu as de la place dans ton agenda, plus tu as de chances qu’on ne refuse pas un patient pour des raisons d’optimisation 😎
• Deuxième raison : bien paramétrer son nombre d’heures ouvertes permet à la Gud’team de visualiser ton besoin final, et donc d’estimer au mieux les efforts à fournir pour atteindre l’objectif d’un agenda quasi-rempli dans les 4 à 8 semaines qui suivent ton début d’activité. Conclusion : un paramétrage réaliste, plutôt qu’un paramétrage intermédiaire évite les mauvais choix 😉

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Un changement de nombre d’heures ouvertes (passage d’une tranche d’abonnement à une autre) entraîne une régulation sur ta prochaine facture. En fonction du sens de cette modification, cette régulation se fera soit en ta faveur (réduction visible sur la prochaine facture), soit en la faveur de Gudule (augmentation visible sur ta prochaine facture).

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📢⚡ ATTENTION ⚡📢

Si au cours du 1er mois d’abonnement, tu changes ton nombre d’heures ouvertes dans la section “Mes Horaires”, une petite anomalie viendra se glisser dans le montant de ton second mois d’abonnement. Cette anomalie est due à des contraintes techniques et sera évidemment corrigée.

▶ Voici un exemple pour comprendre pourquoi 😀

Lors de mon premier mois d’abonnement, j’ai diminué mon nombre d’heures ouvertes (en passant de la tranche d’abonnement 30 à 34,5h, à celle de 20 à 24,5h). Dans cette situation, mon premier mois d’abonnement sera facturé à hauteur de la tranche 30 à 34,5h sur ma première facture Gudule. Pas de panique, cette anomalie sera corrigée sur ta prochaine facture, où tu verras apparaître une régulation en ta faveur.

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Non 😉 Pour éviter que ton passage sur la tranche d’abonnement supérieure ne te soit facturé à hauteur d’un MOIS COMPLET passé sur la tranche supérieure d’abonnement, Gudule a décidé de faire une régulation au prorata du nombre de jour que tu as passé sur cette nouvelle tranche d’abonnement.

Besoin d’un exemple ? “Ma période d’abonnement va du 10 du mois au 10 du mois suivant. Le 25 du mois j’effectue une augmentation de mes heures ouvertes qui entraîne un passage sur la tranche d’abonnement supérieur. Je visualiserai donc sur ma prochaine facture une régulation en la faveur de Gudule d’un montant correspondant au 15 jours que j’ai passés sur la tranche d’abonnement supérieur (soit du 25 au 10 du mois suivant)”

La borne supérieure de ta tranche d’abonnement permet de déterminer la quantité maximale d’heures qui peuvent être occupés par des RDVs (annulés ou non) sur ta période d’abonnement.

Si jamais au cours d’une période d’abonnement tu dépasses cette quantité maximale (autrement dit que tu as plus de RDVs que ce que permet la tranche d’abonnement), alors une régulation de “surconsommation” interviendra sur ta prochaine facture. Elle est égale au nombre d’heures supplémentaires occupé par des RDVs (annulés ou non) que tu as “consommé” en plus de la quantité maximale d’heures calculée. 

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🤷‍♀️ Mais pourquoi ?

• La raison n°1 est d’éviter de te facturer tout le mois sur la tranche supérieure d’abonnement.
• La raison n°2 est de protéger Gudule en agissant comme filet de sécurité ! Cette régulation de “surconsommation” permet d’éviter par exemple le passage d’une tranche d’abonnement de 30 à 34,5h/semaine, à une tranche 5 à 9,5h/semaine dans le seul but de réduire le coût de son abonnement, alors que l’agenda Gudule est occupé par des RDVs à hauteur de 32h/semaine.

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A noter : bien sur, en cas de changement du nombre d’heures ouvertes au cours de ta période d’abonnement, cette quantité maximale est réévaluée à la hausse ou à la baisse, mais toujours au prorata 😉