Le test de l’équipe Gudule : la garantie d’un transfert d’appel opérationnel
Avant l’ouverture de ton agenda, l’équipe Gudule teste systématiquement ton transfert d’appel pour s’assurer que tout fonctionne.
Pour lancer cette vérification, rends-toi dans l’étape « Transfert d’appel » de ton onboarding, puis clique sur le bouton « J’ai transféré mes appels ». Cette action déclenche automatiquement le test de ta ligne.
Lors de ce contrôle, l’équipe Gudule vérifie :
→ que le transfert d’appel fonctionne (quand on appelle ton numéro, une secrétaire décroche) ;
→ que c’est bien ton secrétariat personnel qui reçoit les appels (et non le secrétariat général Gudule);
→ que la cheffe secrétaire a correctement paramétré les messages d’attente, ton profil praticien et ton agenda.
Une fois les vérifications effectuées, tu reçois une notification confirmant que ton transfert d’appel est validé et opérationnel.
À l’avenir, chaque appel transféré génère une notification dans ton application. Cette notification constitue la preuve que ton transfert d’appel est actif et fonctionne correctement.
J’ai reçu des appels mais je n’ai eu aucune notification. Est-ce que le secrétariat a pu les avoir ?
Chaque appel transféré et décroché par une secrétaire génère automatiquement une notification dans ton application, quelle que soit l’issue de l’appel. Cette notification constitue la preuve que ton transfert d’appel est actif et fonctionne correctement.
Si tu constates des appels entrants sans notification associée, cela signifie que l’appel n’a pas été pris en charge par ton secrétariat. Plusieurs raisons peuvent l’expliquer :
→ le patient a raccroché avant que le transfert ne s’effectue,
→ le patient a raccroché avant qu’une secrétaire ne décroche,
→ la ligne du patient a coupé avant la mise en relation.
→ le patient a appelé en dehors des horaires d’ouverture de ton secrétariat
En l’absence de notification, cela signifie que l’appel n’a pas été décroché par une secrétaire.
👉 Dès lors que le patient reste en ligne le temps que la secrétaire décroche, une notification est automatiquement créée dans ton application.
J’ai des appels manqués du 01 88 61 00 21 , du 02 18 88 60 68, du …
Ces numéros correspondent aux lignes techniques du secrétariat général Gudule.
Elles sont utilisées par l’équipe Gudule pour tester le bon fonctionnement de ton transfert d’appel avant l’ouverture ou la réactivation de ton agenda.
Aucune action n’est nécessaire de ta part : ces appels sont internes et n’ont pas vocation à être rappelés.
Numéros de téléphone du secrétariat par région
🍔 01 88 61 00 21 : Île-de-France
⛵ 02 18 88 60 68 : Nord-Ouest
🥨 03 57 75 68 84 : Nord-Est
🍦 04 82 83 50 41 : Sud-Est
🌊 05 47 74 81 50 : Sud-Ouest
Quelles sont les horaires du secrétariat ?
Le secrétariat téléphonique Gudule est ouvert du lundi au vendredi, de 9h à 12h30 puis de 13h30 à 16h.
En dehors de ces horaires, l’interlocuteur est alors invité :
→ à prendre rendez-vous en ligne, accessible 24h/24 et 7j/7,
ou
→ à rappeler pendant les heures d’ouverture.
